Focus sur la déclaration sociale nominative (DSN)

1. Définition

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) a été mise en place par la loi Warsmann 2012-387 du 22 mars 2012, relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives.

Elle a vocation à remplacer à terme la quasi-totalité des déclarations sociales auxquelles sont tenus les employeurs et ce, au moyen d'un canal unique.

Elle repose ainsi sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’événements (début et fin des accidents du travail et des maladies professionnelles ou non, maternité, paternité…).

Il s’agit ainsi pour l’employeur de faire une seule et même déclaration, via un support unique, adressée à un unique destinataire, les URSSAF. En pratique, l'accès à la DSN s'effectue par l'intermédiaire du portail www.net-entreprises.fr pour les employeurs relevant du régime général. Les diverses données sont ensuite envoyées aux différents organismes intéressés.

 

2. les déclarations sociales visées par la DSN

Depuis le 17 mars 2015, la déclaration sociale nominative s’est substituée aux formalités suivantes :

• Aux attestations d’employeur destinées à Pôle Emploi ;
• A la DMMO et à l’EMMO ;
• Aux attestations de salaires pour le paiement des indemnités journalières ;
• Aux formulaires de radiation pour les contrats complémentaires ;
• A la DUCS Urssaf (bordereau récapitulatif des cotisations, tableau récapitulatif) ; facultatif jusqu’en août 2015 pour les employeurs ayant adhéré au système avant le 17/03/2015 ;
• Ouverture aux employeurs de travail temporaire (et au relevé mensuel de missions) ; facultatif jusqu’en août 2015 pour les employeurs ayant adhéré au système avant le 17/03/2015.

Par ailleurs, la généralisation de la DSN à la quasi-totalité des déclarations est prévue pour février 2016. La DSN ne remplacera cependant pas la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) adressée à l'Urssaf, ni la déclaration d'accident de travail ou de trajet à envoyer sous 48 heures.

 

3. Les employeurs visés par la DSN

Auparavant fondée sur le volontariat, la DSN est devenue, depuis un décret 2014-1082 du 24 septembre 2014, obligatoire à compter du 1^er avril 2015 aux employeurs qui, au titre de l'année 2013, ont acquitté un montant de cotisations et contributions sociales :

• égal ou supérieur à 2 millions d'euros pour ceux effectuant eux-mêmes leurs déclarations ;
• égal ou supérieur à 1 million d'euros pour ceux ayant recours à un tiers déclarant, dès lors que la somme totale des cotisations et contributions sociales déclarées par ce tiers au titre de l'année civile 2013 pour le compte de l'ensemble de ses clients est au moins égale à 10 millions d'euros.

La DSN sera en outre généralisée à la totalité des employeurs, à compter du 1^er janvier 2016.

 

4. Le modus operandi

La DSN doit être souscrite mensuellement par établissement et pour chacun des salariés.

Il existe en pratique deux « catégories » de DSN :

 

• La « DSN-paie », retraçant la paie du mois. Elle est mensuelle et doit être fournie :
  • Le 5 du mois civil suivant lorsque les cotisations de sécurité sociale sont acquittées mensuellement à cette date ;
  • Le 15 du mois civil suivant dans les autres cas

 

• La « DSN-événement », notifiant l’événement et comportant les éléments d’attestation de salaire le cas échéant. Son délai de déclaration varie selon qu’il y a une incidence ou non sur le salaire versé :
  • En cas d’incidence sur le salaire versé, la déclaration doit être faite dans les 5 jours ouvrés. C’est l’hypothèse des fins de contrats, des début et fin des accidents et maladies professionnels ou non, maternité, adoption, paternité et accueil de l’enfant si l’employeur n’applique pas la subrogation. Lorsque la DSN du mois est pour le 15 du mois suivant et qu’un événement est survenu entre le 1^er et le 10 du mois, la déclaration du salaire du mois précédant l’événement doit être faite en même temps que celle de l’événement.
  • En l’absence d’incidence sur le salaire versé, la déclaration doit être faite avec la DSN du mois. Sont visés les arrêts de travail avec subrogation de l’employeur ou sans retenue en paie le mois de l’arrêt. De même pour les fins de contrat d’intérim, de CDD saisonnier ou d’usage, sauf si le salarié demande l'application du délai de 5 jours ouvrés précité.

 

5. Les sanctions encourues

Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits, l'omission de salariés devant y figurer ou l'inexactitude des rémunérations déclarées dans la DSN peuvent entraîner des sanctions fiscales, sociales et pénales.

Ainsi par exemple, le non-respect de l'obligation d'utiliser la DSN pour effectuer les déclarations sociales auxquelles elle se substitue peut entraîner une pénalité de 7,50 euros par salarié concerné, dans le limite de 10.000 € par mois, si l'entreprise emploie au moins 2.000 salariés et de 750 € par mois, si elle emploie un nombre inférieur de salariés.

 

6. Aspect pratique

Pour accompagner les employeurs dans la mise en place et l’utilisation de la DSN, un site internet officiel a été mis en place à l’adresse suivante : www.dsn-info.fr

 

Jonathan KOCHEL, Avocat en droit du travail à Lyon (juin 2015)